Manual do Cadastro de Clientes
Nesse material explicaremos como realizar operações com Clientes nos sistemas Presence Store e Presence Domain.
Para que serve o Cadastro?
O cadastro de cliente é necessário para a utilização do sistema, servindo como base para o processo comercial, de faturamento e geração de informações financeiras. Este cadastro deve conter informações cadastrais básicas, incluindo dados fiscais, dados financeiros, endereços e telefones de contato.
O Cadastro de clientes é importante pois, por meio dele, é possível ter um controle sobre as compras realizadas pelos clientes no estabelecimento, o que potencializa as tomadas de decisão em estratégia de marketing, alavancando mais oportunidades de vendas. O sistema permite localizar com facilidade qualquer operação ocorrida entre cliente e loja, além de já exibir os dados pessoais do cliente automaticamente em tela ao informar o cliente no momento de finalização da venda, o que faz uma grande diferença quando se trata de um cliente que sempre frequenta o estabelecimento.
Formas de realizar o cadastro
Existe mais de uma forma/caminho para realizar o cadastro de clientes, para tanto explicaremos cada uma das formas.
Presence Store: Cadastro pelo Ponto de Venda
Para facilitar o cadastro de clientes, o sistema oferece uma forma mais pratica de realizar este cadastro, que é diretamente no Ponto de Vendas sem que se precise sair da tela onde irão ser registrados os produtos, por essa mesma tela é possível realizar consultas a respeito do cadastro de clientes, economizando tempo no procedimento.
Você pode precisar:
Cadastro pela tela de Clientes
O cadastro também pode ser realizado de outra maneira, sem que se precise acessar o ponto de venda para tal, desta forma o usuário que não tiver acesso ao PDV também pode realizar o cadastro e não fica preso a uma única forma de realizar o procedimento.
Acesse o documento Cadastrando Clientes para o passo a passo do processo.
Acesse o documento Cadastrando Clientes Estrangeiros para instruções sobre como realizar o processo pra clientes estrangeiros.
Tratativas de Cadastros
A partir da versão 9.32.0.0 dos sistemas Presence Store e Presence Domain, foi criada uma nova tratativa para evitar cadastros duplicados.
- Acesse:
Parâmetros retaguarda > Operação > Clientes > [686] Bloqueia nome fantasia repetido:
- Quando marcado (padrão): Bloqueia o cadastro de Nome / Razão Social duplicado nas telas Cadastro de Clientes e Ponto de Venda;
- Quando desmarcado, permite cadastro de Nome / Razão Social duplicado via Cadastro de Clientes e Ponto de Venda;
Durante um cadastro o sistema verifica se existem cadastros excluídos com o mesmo Nome / Razão social, RG ou CPF e sistema pergunta ao usuário se deseja reativar o cadastro:
- Se 'Sim', o registro a ser reativado é apresentado na tela (caso existam mais de um, uma lista de registros excluídos é apresentada para seleção do registro desejado);
- Caso 'Não', mantém cadastro em andamento, em edição, permitindo alterar o restante dos campos e salvar;
- Caso não exista registro excluído com Nome / Razão social, RG ou CPF, salva o cadastro em andamento
Caso exista registro ativo com Nome / Razão social, RG ou CPF, bloqueia novo cadastro informando o código do cliente ativo.
A partir da versão 9.64.3.0 dos sistemas Presence Store e Presence Domain, o campo Cidade passou a depender do campo Estado selecionado, filtrando a lista de cidades disponíveis de acordo com o estado informado. Além disso, ao carregar um cadastro já existente, o valor de Cidade previamente salvo é mantido, evitando que seja perdido ou substituído incorretamente ao editar o cadastro.
Descrição de botões para clientes
Em todas as telas, aparecerão alguns botões, cada um com uma função.
Abaixo segue representado os botões que aparecem na tela de Consulta/Cadastro de clientes:
A funcionalidade de cada um dos botões segue descrita a seguir:
Descrição de campos para clientes
Nas telas de cadastro existem alguns campos que devem ser preenchidos para que o cadastro seja concluído e possa ser utilizado normalmente.
Existem alguns campos diferentes entre os cadastros de Pessoa Física e Pessoa Jurídica.
- Tela de cadastro Pessoa Física:
- Tela de cadastro Pessoa jurídica:
É importante que esses campos sejam preenchidos de acordo com a necessidade do estabelecimento.
Abaixo segue a descrição detalhada de cada um dos campos que compõem esta tela de cadastros:
Nome/Razão Social – No campo deve ser informado o nome ou a razão social do cliente, o campo é de preenchimento obrigatório.
Pessoa – No campo deve ser indicado se o cliente é pessoa jurídica, ou física, o preenchimento é obrigatório.
Pessoa – No campo deve ser indicado se o cliente é pessoa jurídica, ou física, o preenchimento é obrigatório.
CPF/CNPJ/ID. Estrang. – O campo deve ser preenchido com o CPF ou CNPJ do cliente, ou no caso de clientes estrangeiros informar documento valido. Não há necessidade da digitação de caracteres especiais, o sistema coloca o código no formato correto. O preenchimento é obrigatório.
Tipo de Empresa – O campo deve ser preenchido com tipo de empresa/cliente que será cadastrado, se preenchido como pessoa fisica, só haverá a opção Padrão, enquanto que se o tipo de cliente for jurídico, haverão as opções: Padrão, EPP, ME ou MEI;
Fantasia – O campo deve ser preenchido com o nome fantasia do cliente, no caso de pessoas físicas este campo não há necessidade de preenchimento.
Inscrição Estadual – Preencher com o código da inscrição estadual do cliente, no caso de pessoas físicas este campo não aparece, a digitação do mesmo deve ser feita sem caracteres especiais.
RG – Campo deve ser preenchido com o número do documento Registro geral (RG), fornecido pelo cliente.
Org. Emissor – Cada documento é emitido por um órgão governamental autorizado a emitir tal documento, essa identificação fica no próprio documento, e este campo deve ser preenchido com essa identificação.
Cep – Preencher o campo com o CEP do cliente.
Endereço – Campo deve ser preenchido com o endereço do cliente.
N° - Campo deve ser preenchido com número do logradouro do cliente;
Complemento – Campo utilizado para indicar o complemento do logradouro do cliente caso exista;
Bairro – Campo deve ser preenchido o bairro do logradouro do cliente;
Estado – Campo utilizado para indicar o estado do cliente;
Cidade – Campo utilizado Indicar a cidade do cliente ( A lista de cidades apresentada é filtrada automaticamente de acordo com o Estado selecionado. Ao abrir um cadastro já existente para alteração, o valor de Cidade já salvo é mantido no carregamento da tela)
País – Campo deve ser preenchido com o país do cliente;
Fone Residencial/Comercial – Campo utilizado para indicar o telefone com DDD do cliente.
Situação – Indicar se o cadastro do cliente será gerado bloqueado ou liberado. Isso determinará se o cadastro estará disponível para uso no sistema.
IBAMA – Indicar o código do registro do IBAMA do cliente para caso ele possua a licença para adquirir produtos que se enquadrem nessa obrigatoriedade;
E-mail – Indicar o endereço de e-mail do cliente para o envio das notas fiscais eletrônicas emitidas.
Manutenção dos cadastros
Manter o cadastro de clientes atualizado é importante para que as informações estejam sempre em consonância com a realidade, acessíveis e organizadas.
Alterando o cadastro de clientes
O sistema possui ferramentas para alteração de clientes já cadastrados, com isso não é necessário que se crie um novo cadastro para cada alteração que necessite ser realizada.
Você pode precisar: Alterando o cadastro de Clientes para instruções sobre como realizar o procedimento.
Consultando o cadastro de clientes
Por meio da consulta de clientes, é possível localizar e acessar um cadastro específico no universo de clientes cadastrados, obter informações a respeito das operações realizadas pelo cliente no estabelecimento, dados pessoais do mesmo, como contato telefonico, entre outras informações.
Você pode precisar: Consultando Clientes para instruções sobre como realizar o procedimento.
Excluindo o cadastro de clientes
A exclusão de clientes é necessária em alguns momentos como parte do processo de manter a base de clientes atualizada obtendo assim maior controle sobre os cadastros.
O sistema oferece uma forma muito pratica de exclusão desses cadastro conforme necessidade do usuário.
Você pode precisar: Excluindo Clientes para instruções sobre como realizar o procedimento.