Manual do Cadastro de Clientes
Nesse material explicaremos como realizar operações com Clientes nos sistemas Presence Store e Presence Domain.
Para que serve o Cadastro?
O cadastro de cliente é necessário para a utilização do sistema, servindo como base para o processo comercial, de faturamento e geração de informações financeiras. Este cadastro deve conter informações cadastrais básicas, incluindo dados fiscais, dados financeiros, endereços e telefones de contato.
O Cadastro de clientes é importante pois, por meio dele, é possível ter um controle sobre as compras realizadas pelos clientes no estabelecimento, o que potencializa as tomadas de decisão em estratégia de marketing, alavancando mais oportunidades de vendas. O sistema permite localizar com facilidade qualquer operação ocorrida entre cliente e loja, além de já exibir os dados pessoais do cliente automaticamente em tela ao informar o cliente no momento de finalização da venda, o que faz uma grande diferença quando se trata de um cliente que sempre frequenta o estabelecimento.
Formas de realizar o cadastro
Existe mais de uma forma/caminho para realizar o cadastro de clientes, para tanto explicaremos cada uma das formas.
Presence Store: Cadastro pelo Ponto de Venda
Para facilitar o cadastro de clientes, o sistema oferece uma forma mais pratica de realizar este cadastro, que é diretamente no Ponto de Vendas sem que se precise sair da tela onde irão ser registrados os produtos, por essa mesma tela é possível realizar consultas a respeito do cadastro de clientes, economizando tempo no procedimento.
Você pode precisar:
Cadastro pela tela de Clientes
O cadastro também pode ser realizado de outra maneira, sem que se precise acessar o ponto de venda para tal, desta forma o usuário que não tiver acesso ao PDV também pode realizar o cadastro e não fica preso a uma única forma de realizar o procedimento.
Acesse o documento Cadastrando Clientes para o passo a passo do processo.
Acesse o documento Cadastrando Clientes Estrangeiros para instruções sobre como realizar o processo pra clientes estrangeiros.
Tratativas de Cadastros
A partir da versão 9.32.0.0 dos sistemas Presence Store e Presence Domain, foi criada uma nova tratativa para evitar cadastros duplicados.
- Acesse:
Parâmetros retaguarda > Operação > Clientes > [686] Bloqueia nome fantasia repetido:
- Quando marcado (padrão): Bloqueia o cadastro de Nome / Razão Social duplicado nas telas Cadastro de Clientes e Ponto de Venda;
- Quando desmarcado, permite cadastro de Nome / Razão Social duplicado via Cadastro de Clientes e Ponto de Venda;
Durante um cadastro o sistema verifica se existem cadastros excluídos com o mesmo Nome / Razão social, RG ou CPF e sistema pergunta ao usuário se deseja reativar o cadastro:
- Se 'Sim', o registro a ser reativado é apresentado na tela (caso existam mais de um, uma lista de registros excluídos é apresentada para seleção do registro desejado);
- Caso 'Não', mantém cadastro em andamento, em edição, permitindo alterar o restante dos campos e salvar;
- Caso não exista registro excluído com Nome / Razão social, RG ou CPF, salva o cadastro em andamento
Caso exista registro ativo com Nome / Razão social, RG ou CPF, bloqueia novo cadastro informando o código do cliente ativo.
Descrição de botões para clientes
Em todas as telas, aparecerão alguns botões, cada um com uma função.
Abaixo segue representado os botões que aparecem na tela de Consulta/Cadastro de clientes:
A funcionalidade de cada um dos botões segue descrita a seguir:
Descrição de campos para clientes
Nas telas de cadastro existem alguns campos que devem ser preenchidos para que o cadastro seja concluído e possa ser utilizado normalmente.
Existem alguns campos diferentes entre os cadastros de Pessoa Física e Pessoa Jurídica.
- Tela de cadastro Pessoa Física:
- Tela de cadastro Pessoa jurídica:
É importante que esses campos sejam preenchidos de acordo com a necessidade do estabelecimento.
Abaixo segue a descrição detalhada de cada um dos campos que compõem esta tela de cadastros:
Nome/Razão Social – No campo deve ser informado o nome ou a razão social do
cliente, o campo é de preenchimento obrigatório.
Pessoa – No campo deve ser indicado se o cliente é pessoa jurídica, ou física, o preenchimento é obrigatório.
Pessoa – No campo deve ser indicado se o cliente é pessoa jurídica, ou física, o preenchimento é obrigatório.
CPF/CNPJ/ID. Estrang. – O campo deve ser preenchido com o CPF ou
CNPJ do cliente, ou no caso de clientes estrangeiros informar documento valido. Não há necessidade da digitação de caracteres especiais, o sistema coloca o código no formato correto. O preenchimento é obrigatório.
Tipo de Empresa – O campo deve ser preenchido com tipo de
empresa/cliente que será cadastrado, se preenchido como pessoa fisica, só haverá a opção Padrão, enquanto que se o tipo de cliente for jurídico, haverão as opções: Padrão, EPP, ME ou MEI;
Fantasia – O campo deve ser preenchido com o nome fantasia do
cliente, no caso de pessoas físicas este campo não há necessidade de preenchimento.
Inscrição Estadual – Preencher com o código da
inscrição estadual do cliente, no caso de pessoas físicas este campo não aparece, a digitação do mesmo deve ser feita sem caracteres especiais.
RG – Campo deve ser preenchido com o número do documento Registro geral (RG), fornecido pelo cliente.
Org. Emissor – Cada documento é emitido por um órgão governamental autorizado a emitir tal documento, essa identificação fica no próprio documento, e este campo deve ser preenchido com essa identificação.
Cep – Preencher o campo com o CEP do
cliente.
Endereço – Campo deve ser preenchido com o endereço do
cliente.
N° - Campo deve ser preenchido com número do
logradouro do cliente;
Complemento – Campo utilizado para indicar o complemento do
logradouro do cliente caso exista;
Bairro – Campo deve ser preenchido o bairro do
logradouro do cliente;
Estado – Campo utilizado para indicar o estado do
cliente;
Cidade – Campo utilizado Indicar a cidade do
cliente;
País – Campo deve ser preenchido com o país do cliente;
Fone Residencial/Comercial – Campo utilizado para indicar o telefone com DDD
do cliente.
Situação – Indicar se o cadastro do cliente será gerado bloqueado ou liberado. Isso
determinará se o cadastro estará disponível para uso no sistema.
IBAMA –
Indicar o código do registro do IBAMA do cliente para caso ele possua a licença
para adquirir produtos que se enquadrem nessa obrigatoriedade;
E-mail – Indicar o endereço de e-mail do cliente para o envio das notas fiscais
eletrônicas emitidas.
Manutenção dos cadastros
Manter o cadastro de clientes atualizado é importante para que as informações estejam sempre em consonância com a realidade, acessíveis e organizadas.
Alterando o cadastro de clientes
O sistema possui ferramentas para alteração de clientes já cadastrados, com isso não é necessário que se crie um novo cadastro para cada alteração que necessite ser realizada.
Você pode precisar: Alterando o cadastro de Clientes para instruções sobre como realizar o procedimento.
Consultando o cadastro de clientes
Por meio da consulta de clientes, é possível localizar e acessar um cadastro específico no universo de clientes cadastrados, obter informações a respeito das operações realizadas pelo cliente no estabelecimento, dados pessoais do mesmo, como contato telefonico, entre outras informações.
Você pode precisar: Consultando Clientes para instruções sobre como realizar o procedimento.
Excluindo o cadastro de clientes
A exclusão de clientes é necessária em alguns momentos como parte do processo de manter a base de clientes atualizada obtendo assim maior controle sobre os cadastros.
O sistema oferece uma forma muito pratica de exclusão desses cadastro conforme necessidade do usuário.
Você pode precisar: Excluindo Clientes para instruções sobre como realizar o procedimento.
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