Manual de implantação de Interface Contábil

Manual de implantação de Interface Contábil

Esse documento tem por objetivo explicar a configuração e funcionamento da Interface Contábil no Presence Domain.


INTRODUÇÃO


A Interface Contábil gera arquivos compatíveis com sistemas contábeis com registros de transações de conta-corrente realizados no Presence Domain, através do Módulo Financeiro.

Registro de movimentação de conta-corrente com recebimento de clientes realizado no Presence Domain.




Conceitualmente, para que a integridade contábil seja mantida, é necessário que a informação seja separada em um ou mais registros de crédito e um ou mais registros de débito, sendo que o conjunto seja equivalente em valores. Dessa forma, a apresentação de valores na grid ocorrerá de um para muitos: 

  1. Um registro de movimento na conta-corrente (caixa), caracterizando um crédito ou débito bancário.
  2. Um ou mais registros de títulos financeiros, contendo a operação contrária a do registro acima e, que somados, sejam de mesmo valor do registro acima.

Estrutura do movimento de conta-corrente enviado no arquivo de integração contábil, contendo uma linha com o cabeçalho do movimento e várias linhas referentes aos títulos vinculados a esse movimento.




Roteiro para Implantação

  1. Cadastrar as contas contábeis
  2. Cadastrar as contas contábeis em responsáveis
    1. Clientes
    2. Fornecedores
    3. Representantes
    4. Funcionários
  3. Cadastrar as contas contábeis no conta-corrente
  4. Cadastrar os códigos de históricos
  5. Configurar os tipos de  movimentos de conta-corrente
  6. Configurar tarifas bancárias e transferências entre contas 
  7. Cadastrar do código de empresa no cadastro de loja
  8. Parametrizações do modelo de integração

CADASTRO DE CONTAS CONTÁBEIS


A Conta Contábil é uma representação fiscal para um componente patrimonial ou de resultado e será sempre o alvo das movimentações realizadas. 
Por tratar-se de uma linguagem comum, deve ser configurada em conjunto a empresa de contabilidade;


  1. Antes de cadastrar as contas contábeis, verifique qual modelo de integração utilizará com sua contabilidade (parâmetro descrito no item 8 - Parametrizações do modelo de Integração, desse documento): [214] Modelo: Em cada registro, é obrigatória a informação de quais Contas Contábeis estão sofrendo crédito ou débito e, nesses campos, podemos enviar o código de Conta Contábil completo ou um Código Reduzido, que pode ser cadastrado nos campos de Código Externo nos registros de clientes, fornecedores, representantes e contas contábeis.
Caso seja pelo modelo de Código Reduzido, é necessário apenas o cadastro de contas contábeis padrão (para o caso de não existir no responsável do título ou ser um lançamento que não possui responsável vinculado, como multas, juros e descontos por exemplo)

  1. Acesse: Presence Domain > Financeiro: Cadastros > Tabelas: Conta Contábil
  1. Clique em Incluir e configure os campos conforme orientações abaixo.


Código: Código informado pela contabilidade para representar a Conta Contábil.
Descrição: Descritivo da conta para identificação.
Código Externo: Campo utilizado nos casos de modelo de integração por Código Reduzido, configurado no parâmetro [214] Modelo. Código reduzido informado pela contabilidade para representar a Conta Contábil.

  1. Clique em Salvar e repita o processo para todas as Contas Contábeis possíveis à operação da empresa.



ASSOCIAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS NOS RESPONSÁVEIS


Em cada registro, é obrigatória a informação de quais Contas Contábeis estão sofrendo crédito ou débito e, nesses campos, podemos enviar o código de Conta Contábil completo, capturado do título financeiro, ou um Código Reduzido, que devem ser configurados nos cadastros dos responsáveis dos títulos financeiros: Clientes, Fornecedores, Representantes e Funcionários. 
Quando a Interface Contábil possuir modelo por Conta Contábil, ou seja, quando o parâmetro [214] Modelo  possuir valor Conta Contábil, sistema precisará da configuração das contas contábeis dos responsáveis dos títulos financeiros: Clientes, Fornecedores, Representantes e Funcionários. Essa configuração gravará a Conta Contábil do responsável no título financeiro sempre que ocorrerem gerações automáticas ou manuais (sugestão) e será usado, posteriormente, para preenchimento dos registros para Interface Contábil.

Por tratar-se de uma linguagem comum, deve ser configurada em conjunto a empresa de contabilidade.

ASSOCIAÇÃO POR CADASTRO DE CONTA CONTÁBIL

Conta Contábil a ser configurada no Cadastro de Clientes, guia Dados Adicionais.



Conta Contábil a ser configurada no Cadastro de Fornecedores.




Conta Contábil a ser configurada no cadastro de representantes, guia Dados Gerais.




Conta Contábil a ser configurada no Cadastro de Funcionários, guia Informações.




ASSOCIAÇÃO POR CADASTRO DE CÓDIGO REDUZIDO


Quando a Interface Contábil possuir modelo por Código Reduzido, ou seja, quando o parâmetro [214] Modelo  possuir valor Código Reduzido, sistema precisará da configuração dos Códigos Externos nos cadastros dos responsáveis de títulos financeiros: Clientes, Fornecedores, Representantes e Funcionários. 

Por tratar-se de uma linguagem comum, deve ser configurada em conjunto a empresa de contabilidade.



Código Externo a ser configurado no cadastro de clientes, guia Dados Adicionais.



Código Externo a ser configurado no cadastro de fornecedores.



Código Externo a ser configurado no cadastro de representantes, guia Dados Gerais.



Código Externo a ser configurado no cadastro de funcionários, guia Informações.



CONFIGURAÇÃO DA CONTA-CORRENTE

  1. Vincule a Conta Contábil no cadastro da conta-corrente.
  2. Acesse: Presence Domain > Financeiro > Cadastros > Tabelas: Conta-corrente
  3. Clique em Alterar e referencie a Conta Contábil e o Fornecedor que representará a conta-corrente na contabilidade. Essa Conta Contábil será sempre apresentada na primeira linha da Interface Contábil (grid e arquivo). 


  1. Clique em Salvar.

CADASTRO DE CÓDIGOS DE HISTÓRICO

O Código de Histórico é uma referência fiscal ao tipo de movimentação realizada entre as Contas Contábeis e deve ser configurado em cada um dos registros do arquivo. 

Por tratar-se de uma linguagem comum, deve ser configurada em conjunto a empresa de contabilidade.

  1. Acesse: Presence Domain > Financeiro : Financeiro > Contábil: Códigos de Histórico
  1. Clique em Incluir e configure os campos conforme orientações abaixo.


Código: Código informado pela contabilidade para determinada operação.
Descrição: Descritivo da operação para identificação.
Complemento
Informações a serem enviadas no campo Complemento de Histórico da Interface Contábil para cada registro que utilizar esse Código de Histórico.
Número da Nota Fiscal: Número do documento fiscal, informado no título financeiro;
Número da Parcela: Número da parcela, informado no título financeiro;
Controle do Título: Controle do título financeiro;
Razão social do Responsável: Razão Social do responsável vinculado ao título financeiro;
Conta-corrente (Banco, Agência e conta): Dados de banco, agência e conta da conta-corrente vinculada ao título financeiro;
Mês de Referência: Mês em que o movimento de liquidação foi realizado.

  1. Clique em Salvar e repita o processo para todos os Códigos de Histórico possíveis à operação da empresa.
O cadastro de Códigos de Histórico deve ocorrer pensando nos dois tipos de movimentação possíveis à integração contábil, onde, posteriormente, os mesmos serão referenciados:
  1. Tipo de Movimentação de Conta-corrente: Movimentações da conta-corrente (banco), por tipo de movimento;
  2. Conta Contábil: Movimentações que representarão dos títulos vinculados ao movimento da conta-corrente, por Responsável.

CONFIGURAÇÃO DO TIPO DE MOVIMENTO DA CONTA-CORRENTE


Configure os respectivos Códigos de Histórico para cada movimento a ser realizado na conta-corrente.

  1. Acesse: Presence Domain > Financeiro > Cadastros > Tabelas: Tipo de Movimento CC
  1. Clique em Alterar e vá para a nova guia Códigos de Histórico.
  1. Referencie os Códigos de Histórico para crédito e para débito, que representarão os movimentos na contabilidade usando os campos Crédito e Débito.
Também existe a possibilidade de configurar exceções, que serão consideradas prioritariamente, na grid Exceções, vinculadas a uma conta contábil específica e ocorrerão sempre que um mesmo movimento tiver diferentes Códigos de Histórico. 


  1. Clique em Salvar.


CONFIGURAÇÃO DE TARIFAS BANCÁRIAS (CNAB) e TRANSFERÊNCIA ENTRE CONTAS


A geração de títulos financeiros via lançamentos de conta-corrente, quando o checkbox Gerar Título está marcado no cadastro o Tipo de Movimento de C/C, capturará a Conta Contábil configurada no próprio tipo de movimento.





CADASTRO DE CÓDIGO DE EMPRESA NO CADASTRO DE LOJA



Quando a Interface Contábil for do tipo Sage (Folhamatic), ou seja, quando o parâmetro [213] Layout de Integração possuir valor Sage, sistema precisará da configuração do código da empresa na loja para que os arquivos sejam gerados com nomenclatura correta.

  1. Acesse: Presence Domain > Básico > Cadastros Gerais > Loja: Lojas
  2. Clique em Alterar e vá para a guia Atributos.
  3. Clique em Incluir e use a opção Código da Empresa Contábil no campo Tabela, informando o código passado pela contabilidade no campo Atributo.


  1. Clique em Salvar.

PARÂMETROS DE OPERAÇÕES

Configure a Interface Contábil conforme instruções abaixo.

INTEGRAÇÃO CONTÁBIL

Parâmetros de operação
  1. Acesse: Presence Domain > Parâmetros de Operação > Financeiro > Integração Contábil





Layout de Integração: Modelo de arquivo a ser gerado.
Modelo: Em cada registro, é obrigatória a informação de quais Contas Contábeis estão sofrendo crédito ou débito e, nesses campos, podemos enviar o código de Conta Contábil completo ou um Código Reduzido, que pode ser cadastrado nos campos de Código Externo nos registros de clientes, fornecedores, representantes e contas contábeis.
Valores Padrão
Cliente
Conta Contábil: Conta Contábil padrão a ser usada quando cliente não tiver Conta Contábil específica em seu cadastro ou por moeda. 
Fornecedor
Conta Contábil: Conta Contábil padrão a ser usada quando fornecedor não tiver Conta Contábil  específica em seu cadastro ou por moeda. 
Funcionário
Conta Contábil: Conta Contábil padrão a ser usada quando funcionário não tiver Conta Contábil e específica em seu cadastro ou por moeda. 
Representante
Conta Contábil: Conta Contábil padrão a ser usada quando representante não tiver Conta Contábil  específica em seu cadastro ou por moeda. 
Juros
Pagamentos 
Conta Contábil: Conta Contábil a ser usada para valores de juros a pagar nos aquivos.
Código de Histórico: Código de Histórico a ser usado para valores de juros a pagar nos aquivos.
Recebimentos
Conta Contábil: Conta Contábil a ser usada para valores de juros a receber nos aquivos.
Código de Histórico: Código de Histórico a ser usado para valores de juros a receber nos aquivos.
Multa
Pagamentos 
Conta Contábil: Conta Contábil a ser usada para valores de multa a pagar nos aquivos.
Código de Histórico: Código de Histórico a ser usado para valores de multa a pagar nos aquivos.
Recebimentos
Conta Contábil: Conta Contábil a ser usada para valores de multa a receber nos aquivos.
Código de Histórico: Código de Histórico a ser usado para valores de multa a receber nos aquivos.
Desconto
Pagamentos 
Conta Contábil: Conta Contábil a ser usada para valores de descontos a pagar nos aquivos.
Código de Histórico: Código de Histórico a ser usado para valores de descontos a pagar nos aquivos.
Recebimentos
Conta Contábil: Conta Contábil a ser usada para valores de descontos a receber nos aquivos.
Código de Histórico: Código de Histórico a ser usado para valores de descontos a receber nos aquivos.
Diretório para geração do arquivo: Caminho do diretório onde os arquivos da Interface Contábil devem ser gravados.
  1. Clique em Salvar.

FATURAMENTO, FECHAMENTO DE CAIXAS E PEDIDOS

As rotinas de emissão de documentos fiscais (faturamento e caixa) e os pedidos, geradores de títulos financeiros, irão sempre capturar a informação de conta contábil seguindo a seguinte hierarquia:

1. Conta contábil cadastrada nos responsáveis do documento (cliente, fornecedor, representante), como mostra item 4 desse manual;
2. Caso o acima estiver em branco, capturará Conta Contábil cadastrada nos parâmetros Financeiro > Integração com Vendas/Lojas > Controle por Moedas;




3. Caso ambos, acima, estiverem em branco, capturará Conta Contábil cadastrada nos parâmetros para valores padrão Financeiro > Integração Contábil > Valores Padrão




TAXAS DE CARTÕES

Quando o parâmetro Cartões, transfere valor bruto está habilitado no Financeiro, sistema gera título a receber com valor bruto da parcela e outro a pagar com valor da taxa do cartão. Nesses casos, o título a pagar de taxa deverá capturar Conta Contábil do parâmetro [226] Conta Contábil.




DESPESAS DE LOJA

Títulos gerados para Despesas da Loja deverão capturar Conta Contábil seguindo a seguinte hierarquia:

1. Conta Contábil cadastrada no Tipo de Despesa:
Presence Domain > Básico > Controle de Caixa > Controle de Caixa: Tipos de Despesa


2. Caso o acima estiver em branco, capturará Conta Contábil cadastrada no parâmetro Financeiro > Integração com Vendas/Lojas > Despesas da Loja: [227] Conta Contábil;



NOTAS DE RECEBIMENTO



A finalização de Notas de Recebimento, geradora de títulos financeiros, irá sempre capturar a informação de conta contábil seguindo a seguinte hierarquia:

  1. Conta contábil cadastrada no responsável do documento (fornecedor), como mostra os itens 2.1 e 2.2 desse manual;
  2. Caso o acima estiver em branco, capturará Conta Contábil cadastrada no parâmetro Financeiro > Integração com Compras/Recebimentos > Nota de Recebimento: [226] Conta Contábil;




BLOQUEIOS

Quando a Interface Contábil estiver ativada, ou seja, quando o parâmetro [213] Layout de Integração possuir  valor diferente de Nenhum, sistema realizará alguns bloqueios automaticamente:

  1. Não será mais permitia a realização de movimentações Avulsas de conta-corrente;
  2. Não será mais permitida a realização de movimentações que caracterizem transferências entre contas quando as mesmas forem de diferentes núcleos de CNPJ.

PROCESSO DE GERAÇÃO DE ARQUIVOS


CONTAS CONTÁBEIS NA GERAÇÃO DE TÍTULOS AUTOMÁTICOS

Quando ativamos a Interface Contábil é imprescindível que todos os títulos financeiros sejam registrados com a informação de Conta Contábil. Dessa forma, existem parametrizações a serem realizadas para que as rotinas geradoras  de títulos também gravem a informação corretamente.
Exemplos de rotinas que geram títulos financeiros automaticamente (realize a parametrização apenas nas utilizadas pela sua operação):

  1. Faturamento: NF-e e NFS-e;
  2. Fechamento de Caixa: CF-e SAT, NF-e, NFS-e, ECF, NFC-e;
  3. Cobrança Eletrônica CNAB;
  4. Transferência entre contas;
  5. Taxas de Cartões;
  6. Despesas de Loja.

GERANDO OS ARQUIVOS

  1. Acesse: Presence Domain > Financeiro > Financeiro > Contábil: Interface Contábil

  1. Selecione a Loja e o período e clique em Consultar.



  1. A grid apresentará todos as movimentações de conta-corrente e seus títulos, organizadas em estrutura parecida com a do arquivo a ser gerado. 
Abaixo listamos as colunas apresentadas e seus significados. Dessa forma, será possível saber de onde o sistema captura cada informação, facilitando a leitura e correção de erros de cadastro.



Linha: Contador de linhas do arquivo, totalizado no rodapé da tela.
Erro: Controle de erros dos registros da grid. S (Sim), para registros com erro, ou N (Não), para registro sem erros.
ID Transação: Controle para agrupamento dos movimentos. Representa o controle a movimentação da conta-corrente.
Pagamento: Data em que a liquidação dos títulos foi realizada.
Valor: Valor do lançamento. A primeira linha apresentará o valor total da movimentação e as demais os valores individuais de cada título vinculado ao movimento.
Conta Crédito: 
Caso a operação seja de crédito:
Primeira Linha: Código da Conta Contábil vinculada ao cadastro da conta-corrente será apresentado;
Demais linhas: Código da Conta Contábil vinculada ao cadastro do responsável do título financeiro será apresentado. Se o título não tiver essa informação, ela será capturada dos parâmetros de Contas Contábeis Padrão, de 205 à 212.
Caso a operação seja de débito, o campo estará vazio. 
Conta Crédito Reduzida: 
Caso a operação seja de crédito:
Primeira Linha: Código Externo da Conta Contábil vinculada ao cadastro da conta-corrente será apresentado;
Demais linhas: Código Externo da Conta Contábil vinculada ao título será apresentado. Se o responsável não tiver essa informação, ela será capturada dos parâmetros de Contas Contábeis Padrão, de 205 à 212.
Caso a operação seja de débito, o campo estará vazio.
Conta Crédito Descrição: 
Caso a operação seja de crédito:
Primeira Linha: Descrição da Conta Contábil vinculada ao cadastro da conta-corrente será apresentada;
Demais linhas: Descrição da Conta Contábil vinculada ao título financeiro será apresentado. Se o título não tiver essa informação, ela será capturada dos parâmetros de Contas Contábeis Padrão, de 205 à 212.
Caso a operação seja de débito, o campo estará vazio.
Cód. Externo Crédito: 
Caso a operação seja de crédito:
Primeira Linha: Não apresentará informação.
Demais linhas: Código externo do cadastro do título será apresentado. Se o título não tiver essa informação, ficará em branco e sistema usará a da Conta Contábil para o arquivo.
Caso a operação seja de débito, o campo estará vazio.
Conta Débito: 
Caso a operação seja de débito:
Primeira Linha: Código da Conta Contábil vinculada ao cadastro da conta-corrente será apresentado;
Demais linhas: Código da Conta Contábil vinculada ao cadastro do responsável do título financeiro será apresentado. Se o responsável não tiver essa informação, ela será capturada dos parâmetros de Contas Contábeis Padrão, de 205 à 212.
Caso a operação seja de crédito, o campo estará vazio. 
Conta Débito Reduzida: 
Caso a operação seja de débito:
Primeira Linha: Código Externo da Conta Contábil vinculada ao cadastro da conta-corrente será apresentado;
Demais linhas: Código Externo da Conta Contábil vinculada ao título será apresentado. Se o título não tiver essa informação, ela será capturada dos parâmetros de Contas Contábeis Padrão, de 205 à 212.
Caso a operação seja de crédito, o campo estará vazio.
Conta Débito Descrição: 
Caso a operação seja de débito:
Primeira Linha: Descrição da Conta Contábil vinculada ao cadastro da conta-corrente será apresentada;
Demais linhas: Descrição da Conta Contábil vinculada ao do título será apresentada. Se o título não tiver essa informação, ela será capturada dos parâmetros de Contas Contábeis Padrão, de 205 à 212.
Caso a operação seja de crédito, o campo estará vazio.
Cód. Externo Débito: 
Caso a operação seja de débito:
Primeira Linha: Não apresentará a informação.
Demais linhas: Código externo do cadastro do responsável do título será apresentado. Se o responsável não tiver essa informação, ficará em branco e sistema usará a da Conta Contábil para o arquivo.
Caso a operação seja de crédito, o campo estará vazio.
Erro Descrição: Caso o registro possua erros, essa coluna apresentará o detalhe do mesmo para tratamento.
Cód. Histórico: Código de Histórico vinculado ao Tipo de Movimento CC será apresentado; Caso tenham exceções cadastradas para a Conta Contábil, as mesmas serão consideradas, caso contrário, os Códigos de Histórico padrão serão aplicados.
Compl. Histórico: Deve apresentar a composição cadastrada no Código de Histórico;

Para registros de Juros, Multa e Descontos, serão sempre usadas as Contas Contábeis Padrão e seus respectivos Códigos de Histórico.


  1. Caso nenhum erro seja apresentado, gere o arquivo usando o botão Gerar arquivo.



  1. Clique em OK e configure a correta geração do arquivo no diretório Fiscal.




Cada layout de integração gravará o arquivo com nomenclatura e extensões diferentes. No exemplo acima, usamos o layout Sage.

TRATANDO ERROS



No caso de algum registro do período conter erro, sistema apresentará alertas assim antes da grid ser carregada.
  1. Clique em OK.


  1. É possível usar o botão Mostrar Erros para filtrar os registros e apresentar apenas os que possuem erros para serem tratados.
  2. Use a coluna Erro Descrição para analisar os erros e corrija conforme descrição das colunas apresentadas no tópico GERANDO ARQUIVOS desse manual, que mostra de onde cada informação é captura e tratada.



Se ainda assim deseja gerar o arquivo, a mensagem abaixo será apresentada e dois arquivos serão gerados na pasta Fiscal: um com os registros sem erros e outro com os registros com erros.










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