Apesar de ser uma regra de validação antiga (NT 2011/004), é comum muitos contribuintes se depararem com a Rejeição (218): “ NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) já está cancelada na base de dados da SEFAZ”.
Segundo o próprio Manual de Orientação do Contribuinte 5.0, essa rejeição deve ser apresentada quando: "uma NF-e com mesmo CNPJ Emitente, Modelo, Série e Número já está cancelada na Sefaz”.
Esta Rejeição é uma espécie de duplicidade. Ao enviar uma NF-e para a Sefaz e a mesma for autorizada, essa numeração não pode ser utilizada novamente por este emitente. O mesmo vale se esta nota tiver sido cancelada, sua numeração jamais poderá ser utilizada novamente.
Portanto, não é permitido um mesmo emitente enviar uma NF-e do mesmo modelo, com a mesma série e numeração, mesmo que ela tenha sido cancelada. Caso isto seja feito, a Sefaz retornará a Rejeição 218.
Um exemplo é quando o Emitente cancelou uma NF-e e, ao cancelar, o mesmo imaginava que poderia enviar a nota novamente com a mesma numeração. Ao enviar a nota, a mesma foi Rejeitada por já constar na base de dados da Sefaz como Cancelada.
<cStat>218</cStat>
<xMotivo>Rejeição 218: NF-e já está cancelada na base de dados da SEFAZ [nRec:999999999999999]</xMotivo>