Manual do Recebimento via Documento Provisório

Manual do Recebimento via Documento Provisório

Introdução

Este material apresenta o funcionamento do processo de Recebimento de mercadorias via Documento Provisório no Presence Domain e no Presence Store.

Esse processo permite separar duas etapas do recebimento de mercadorias:

  • Registro fiscal da nota, realizado a partir das informações do XML do fornecedor;

  • Conferência física das mercadorias, realizada no momento da entrada no estoque.

Dessa forma, o sistema permite tratar divergências entre as quantidades informadas no XML e as quantidades efetivamente recebidas, mantendo o controle fiscal e operacional do processo.

Pré-requisitos

Para utilização do processo de Documento Provisório é necessário:

Presence Domain ou Presence Store
Versão 9.1.34.3 ou superior

O usuário também deve possuir permissão para realizar lançamentos e consultas relacionadas ao processo de recebimento.

Conceito do Documento Provisório

O Documento Provisório é um registro intermediário utilizado no processo de recebimento de mercadorias.

Ele permite que os dados fiscais da nota sejam registrados no sistema enquanto a conferência física das mercadorias é realizada posteriormente.

Esse modelo possibilita que divergências entre:

  • pedido de compra

  • informações do XML

  • quantidades efetivamente recebidas

sejam tratadas dentro do fluxo de recebimento do sistema.

Fluxo geral do processo

O processo de recebimento utilizando Documento Provisório normalmente ocorre da seguinte forma:

  1. Cadastro do Documento Provisório, normalmente através da importação do XML da NF-e;

  2. Vínculo do documento com uma Ordem de Compra, quando aplicável;

  3. Liberação do documento para que o processo de conferência possa ser realizado;

  4. Conferência das quantidades recebidas no momento da entrada das mercadorias;

  5. Geração automática dos documentos necessários para regularização do estoque e do processo fiscal.


Fluxo ilustrado do processo


Funcionamento no sistema

O controle e o lançamento dos Documentos Provisórios podem ser realizados tanto no Presence Domain (Retaguarda) quanto no Presence Store (Loja).

Os registros transitam entre os sistemas através do Presence Replicador.

Tela para lançamento do Documento Provisório

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Processos > Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Doc. Provisório

Tela para consulta, lançamentos e alterações

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Consulta > Consulta - Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Consulta - Doc. Provisório

Parâmetros de configuração

Para que o processo de Documento Provisório funcione corretamente, alguns parâmetros do sistema devem ser configurados.

Acesse:

Presence Domain > Configurações > Parâmetros > Parâmetros Retaguarda

Configure os parâmetros relacionados ao processo de Documento Provisório / Entrada de Mercadorias conforme a necessidade operacional da empresa.


Cadastrando e liberando um Documento Provisório via importação de XML

Acesse uma das telas abaixo:

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Processos > Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Doc. Provisório

Também é possível realizar a inclusão pela tela de consulta, clicando no botão Incluir:

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Consulta > Consulta - Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Consulta - Doc. Provisório

Preenchendo os dados do cabeçalho

Preencha os campos do cabeçalho do documento conforme abaixo:

Processo
Selecione a opção NR para criar um Documento Provisório para Nota de Recebimento.

Loja
Informe a loja que receberá a mercadoria.

Entrada de dados
Selecione a opção XML para realizar a importação do arquivo.

Origem do XML
Mantenha a opção Local selecionada.


Após o preenchimento, clique no botão Executar (ícone de tabela com raio).

Importando o XML

Após clicar em Executar, será exibida a tela para localização do arquivo XML.

Localize o arquivo desejado, selecione-o e clique no botão Importar.


Vínculo de produtos e CFOP

Após a importação do XML, é necessário realizar o vínculo entre:

  • os produtos presentes no XML

  • os produtos cadastrados no sistema

Também é necessário vincular os CFOPs correspondentes.

Utilize o botão Funções para acessar as ações disponíveis.

O sistema poderá sugerir automaticamente:

  • vínculos de produtos já realizados anteriormente;

  • CFOPs definidos nas Naturezas de Operação.

Caso necessário, utilize o clip ao lado do botão Funções para manter o menu de ações fixo na tela.


Vínculo com Ordem de Compra

Acesse a guia Ordem Compras.

Nessa guia é possível realizar o vínculo entre os itens do XML e as Ordens de Compra cadastradas no sistema.


Salvando o Documento Provisório

Após finalizar os vínculos necessários, clique no botão Salvar.

Dependendo das configurações do sistema, poderão ser apresentados:

  • alertas

  • bloqueios de validação

Essas informações serão exibidas:

  • no rodapé do item

  • ou na guia Validações Gerais

Caso existam validações, realize os ajustes necessários antes de concluir o processo.


Enviando o Documento para Conferência Fiscal (Opcional)

A etapa de Conferência Fiscal é opcional e depende da ativação do parâmetro:

[60] Realiza conferência fiscal

Acesse a tela de consulta:

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Consulta > Consulta - Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Consulta - Doc. Provisório

Localize o Documento Provisório e utilize o botão Conf. Fiscal para alterar seu status.


Liberando o Documento Provisório

Após finalizado o cadastro, o documento deve ser liberado para a loja.

Acesse a tela de consulta:

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Consulta > Consulta - Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Consulta - Doc. Provisório

Localize o documento desejado e clique no botão Liberar.

Após a liberação, o documento será enviado para a loja através do Presence Replicador e seu status será alterado para Liberado.



Importação automática de XML no Documento Provisório

Introdução

A importação automática de XML permite que o sistema identifique automaticamente os arquivos de NF-e recebidos no CNPJ da empresa, disponibilizando-os para seleção no momento do cadastro do Documento Provisório.

Esse processo reduz a necessidade de localizar manualmente o arquivo XML e torna o lançamento das notas mais ágil.

Pré-requisitos

Antes de utilizar a importação automática de XML, verifique:

  • acesso à Retaguarda do sistema;

  • permissão para configuração de parâmetros;

  • permissão para lançamento de Documento Provisório;

  • recebimento de NF-e válida no CNPJ da empresa.

Ativando o parâmetro de importação automática

Para habilitar a funcionalidade, é necessário ativar um parâmetro específico do sistema.

Acesse:

Retaguarda > Parâmetros > Documento Provisório / Entrada de Mercadorias

Localize o parâmetro:

[81] Permitir importação automática de XML no Documento Provisório

Ative o parâmetro para permitir a utilização da opção de importação automática.


Lançando Documento Provisório com importação automática

Acessando a tela

Acesse a tela de Documento Provisório e inicie um novo lançamento.

Retaguarda > Movimentações > Documento Provisório

Definindo a entrada de dados como XML

Na tela de cadastro do Documento Provisório:

Localize o campo Entrada de Dados e selecione a opção:

XML

Warning A opção Origem do XML será exibida somente após selecionar Entrada de Dados = XML.



Selecionando a origem do XML

Após selecionar Entrada de Dados = XML, o sistema exibirá o campo Origem do XML, com as opções:

  • Manual

  • Automático

Selecione:

Origem do XML = Automático

Essa opção indica que o sistema deverá buscar automaticamente os XMLs disponíveis para o CNPJ da empresa.


Funcionamento da importação automática

Quando a opção Origem do XML = Automático estiver selecionada, o sistema irá:

  • localizar automaticamente os XMLs recebidos no CNPJ da empresa;

  • apresentar os documentos disponíveis para seleção;

  • preencher os dados do Documento Provisório com base nas informações do XML;

  • manter o vínculo entre o documento e a NF-e de origem.

Diferença entre importação manual e automática

Tipo de ImportaçãoDescrição
ManualO usuário precisa localizar e selecionar manualmente o arquivo XML para realizar a importação.
AutomáticaO sistema identifica automaticamente os XMLs recebidos no CNPJ da empresa e disponibiliza para seleção no Documento Provisório.

A importação automática reduz erros operacionais e agiliza o processo de lançamento das notas.

Consulta no Monitor de Entrada NR Lojas/Franquias

Após a importação automática do XML, é possível acompanhar as movimentações através do monitor.

Acesse:

Retaguarda > Monitor > Entrada NR Lojas/Franquias

Nesse monitor é possível:

  • consultar documentos recebidos via XML;

  • verificar o status das movimentações;

  • identificar documentos pendentes ou já processados;

  • localizar rapidamente notas para conferência.

Observações importantes

  • A importação automática de XML está disponível apenas na Retaguarda;

  • O funcionamento depende da ativação do parâmetro [81];

  • Caso a NF-e seja cancelada na origem, o documento importado pode ser impactado;

  • Recomenda-se sempre validar os dados importados antes de finalizar o processo.


Conferência de quantidades do Documento Provisório

Introdução

Após o cadastro e a liberação do Documento Provisório, é necessário realizar a conferência das mercadorias recebidas.

Nessa etapa, o usuário registra no sistema as quantidades efetivamente recebidas, permitindo que eventuais divergências em relação ao XML sejam tratadas posteriormente pelo sistema.

Acessando o Documento Provisório

Acesse a tela de consulta do Documento Provisório:

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Consulta > Consulta - Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Consulta - Doc. Provisório

Localize o Documento Provisório desejado, selecione-o e clique no botão Alterar.


Registrando as quantidades recebidas

Na tela de edição do documento, registre as quantidades efetivamente recebidas na coluna:

QT Recebida

Esse registro pode ser realizado de duas formas:

  • Diretamente na grid, informando as quantidades recebidas para cada item;

  • Utilizando o grupo Edição, que permite realizar a bipagem dos códigos dos produtos.


Finalizando a conferência

Após registrar todas as quantidades recebidas, utilize o botão Salvar para efetivar o registro.

Caso seja necessário cancelar as alterações realizadas, utilize o botão Cancelar.

A partir desse registro, o sistema poderá gerar os documentos necessários para regularização das divergências entre as quantidades do XML e as quantidades recebidas.


Geração de Nota de Recebimento, Nota de Devolução e Ordem de Compra via Documento Provisório

Introdução

Após a realização da conferência das quantidades recebidas, o sistema permite gerar automaticamente os documentos necessários para regularização do processo de recebimento.

A geração desses documentos considera:

  • as quantidades informadas no XML;

  • as quantidades registradas na coluna QT Recebida durante a conferência.

Com base nessas informações, o sistema identifica possíveis divergências e gera os documentos necessários.

Acessando o Documento Provisório

Acesse a tela de consulta:

Presence Domain

Comercial > Recebimento > Consulta > Consulta - Doc. Provisório

Presence Store

Módulos > Compras & Recebimentos > Doc Provisório > Consulta - Doc. Provisório

Localize o Documento Provisório desejado e clique duas vezes sobre o registro para abrir sua edição.


Guia Processos

Na tela do Documento Provisório, acesse a guia Processos.

Nessa guia é possível realizar a geração dos documentos relacionados ao processo de recebimento.

Executando a geração dos documentos

O sistema disponibiliza duas formas de geração dos documentos:

  • Executar todos os processos – gera automaticamente todos os documentos necessários;

  • Executar processos individualmente – permite gerar cada documento separadamente.

Documentos que podem ser gerados

Criar NR na Loja

Gera uma Nota de Recebimento, responsável por registrar a entrada das mercadorias no estoque com base nas quantidades informadas no XML.

Criar NF de Devolução da diferença

Gera uma Nota Fiscal de Devolução ao fornecedor quando a quantidade recebida for menor que a quantidade informada no XML.

Esse documento permite que a diferença seja devolvida ao fornecedor e regularizada fiscalmente.

Criar OC da diferença

Gera uma Ordem de Compra complementar quando a quantidade recebida for maior que a quantidade informada no XML.

Para que esse processo funcione corretamente, é necessário que o Documento Provisório tenha sido vinculado a uma Ordem de Compra durante o cadastro.


Consulta dos documentos gerados

Após a execução dos processos, os documentos gerados serão listados na tela do Documento Provisório.


Através dos botões de consulta, é possível acessar os documentos criados para verificar ou alterar suas situações.