Manual de como obter o acesso e acesso do Zoho - Projetcs

Após a aprovação contratual do projeto, o cliente apontado como ponto focal e patrocinador receberá um e-mail para criação do usuário.

Ao acessar o e-mail, o cliente terá acesso ao conteúdo do e-mail com algumas informações, nelas o link de ativação de usuário, validade do convite. 

O usuário deverá clicar no box em verde “Accept Invitation”.

 Ao clicar no box, o usuário será levado a tela abaixo:

Onde nessa tela o cliente terá acesso ao convite para preenchimento de informações do seu usuário, como Nome, Sobrenome e uma senha, o usuário também deverá marcar que concorda com a política de regras e de privacidade da ferramenta, que podem ser consultadas no link em azul em destaques na tela.

Após o preenchimento dos dados e confirmar o usuário, o sistema Zoho mostrará confirmará o cadastro do usuário.

O sistema encaminhará para a próxima tela para autorização de site confiável

Orientamos marcar como “site confiável” e “Grant access”. Após confirmação o sistema abrirá o sistema de gestão de Projetos, onde o usuário poderá acompanhar todas as etapas e movimentações do projeto.

Na imagem acima temos funções em destaque:

1 - Controle de Usuário: Nessa tela o usuário poderá visualizar as notificações de movimentações de projeto no símbolo do Sino, configurar o usuário nas ferramentas.

  Histórico de notificações: Nesta rotina, o usuário poderá acompanhar o histórico das movimentações do projeto.

Configurações de Usuário: Essa rotina permite que o usuário faça ajustes e configurações de usuário.

Como alterar a linguagem para Português Brasil:

Clicar nas configurações de usuário e na tela, clicar no ícone de lápis do lado no nome do usuário.

Na tela que exibir, no campo “Language” altere de “English” para “Português (Brasil)”, após a mudança clique no botão “Update”.

Após a alteração, o sistema atualizará a tela para a língua portuguesa.

2 - Notificações: Aconselhamos o usuário ativar as notificações no desktop, isso ajudará acompanhar as movimentações do projeto.

Após confirmar as notificações no desktop, o navegador utilizado também perguntará se permite as notificações.

3 - Calendário: Nessa rotina, o usuário terá acesso as tarefas programadas dentro de um calendário, facilitando o acompanhamento da agenda do projeto.

E ao descansar o ponteiro do mouse na atividade, o sistema mostrará algumas informações da tarefa.

4 - Tela de Feed: Essa rotina é outra forma de acompanhar as movimentações das tarefas.

  Analisando o projeto

1 - Página inicial: Nessa tela temos acesso as tarefas e problemas de responsabilidade do usuário. Nessa tela contém alguns quadros como “Minhas Tarefas”, “Meus Problemas”, “Meus itens de trabalho que vencem hoje” e “Meus Itens de trabalhos vencidos”, com o intuito de apresentar o status de suas tarefas.

Obs: Todas as tarefas do projeto aparecerá nessa tela, pois o usuário fará parte da tarefa mas nem todas tem que ser encerradas pelo usuário cliente, dessa forma o cliente poderá acompanhar as movimentações do projeto por completo.

2 - Projetos: Nessa rotina o usuário poderá acessar todos os projetos com o status diferente de “Concluído” para acompanhamento, podendo escolher qual projeto deseja acessar para acompanhar as tarefas.

Nessa tela mostra o status do projeto, o % de evolução do projeto e a data de início.

Ao clicar no projeto desejado, o sistema encaminhará para as rotinas de acompanhamento de projeto, sendo elas:

• Tarefas - Detalhamento de todas as tarefas programadas do projeto, acompanhando os status das mesmas. As tarefas podem ser acompanhadas por 3 formas, sendo elas: Kanban, Simples e Clássico.

Kanban: as atividades divididas em colunas que agrupam as atividades separadas por status de atividade.

Simples: Relação de tarefas sem agrupamento, detalhando proprietários, prioridade, status, data início e data de vencimento das tarefas.

Clássica: Relação de tarefas, semelhante à visão Simples, mas com o agrupamento por grupo de tarefas.

Filtros:

Status Tarefa: O usuário pode filtrar as tarefas pelos status.

Filtro composto: Nessa rotina, indicada pela seta, o usuário poderá aplicar um conjunto de filtros para melhor visualização.

Explorando uma tarefa:

Descrição do projeto:

1 - Nome da atividade

2 -  Criador da tarefa e Nome do Projeto

3 - Status da Tarefa

4 - Descrição da tarefa.

Informações da Tarefa:

1 - Proprietário: responsável pela entrega da atividade

2 - Equipe associada: Caso tenha uma equipe associada a atividade. (semelhante ao time scrum)

3 - Ticket da Tarefa: Caso a atividade seja derivada de um ticket de chamado.

4 - Horário de trabalho: Destaca se a tarefa tem uma jornada fixa ou flexível de trabalho.

5 - Status: destaca o status da  tarefa, semelhante ao quadro da descrição de projeto.

6 - Data de início: Destaca a data de início programada da realização da atividade.

7  - Data de vencimento: Destaca a data final de entrega programada da realização da atividade.

8 - Duração: Declara a informação de quanto tempo deve ser realizada a atividade, podendo ser medidas em horas ou em dias.

9 - Prioridade: Declara qual a prioridade da atividade deve ser conduzida.

10 - Percentual  de conclusão: Declara o grau de conclusão da atividade, caso a atividade  seja uma atividade simples, ou seja, sem derivações ou sub-tarefas, ao concluí-la, a mesma sairá de 0% para 100%. E caso a atividade tenha subtarefas, esse valor em ‘%’ vai variar de acordo com o encerramento das sub-tarefas.

11 - Recorrência: Declara se a atividade deve recorrer(repetir) de acordo com o período informado.

12 - Tipo de cobrança: Declara se a atividade deve ocorrer cobrança, ou seja, consumo de banco de horas do  cliente.

13 - Checkpoint

14 - Lembrete: Lembrete de atividade, o zoho project envia um e-mail para lembrar os proprietários da atividade.

Sign-in:

Essa função da tarefa é a que controla se a finalização da atividade dá inicio da cobrança da mensalidade.

Submenu da atividade:

Comentários: Essa rotina tem como função a reportagem de comentários sobre o andamento da tarefa, os comentários podem ser diversos e por qualquer pessoa da equipe ou do cliente.

Subtarefa: Essa rotina tem como função mostrar as tarefas derivadas da atividade. Algumas atividades podem ser dependentes de outra, exemplo: uma atividade de treinamento só poderá ser realizada e concluída caso se a atividade de treinamento de todos os módulos forem concluídas.

Log de Horas: Essa rotina é onde os consultores declaram o tempo gasto em cada atividade, essa reportagem que realiza o consumo no banco de horas do cliente.

Documentos: Essa rotina tem como função acumular as documentações necessárias para a atividade.

Dependência: Essa rotina mostra se a atividade tem rotinas de dependências, ou seja, se a mesma é uma subtarefa de outra atividade.

Linha do tempo do status: Essa rotina mostra quando foi movimentado e o tempo entre as alterações de status da atividade.

Fluxo de atividades: Essa rotina faz uma linha do tempo de todas as movimentações da atividade.

Checklist: Essa rotina tem como objetivo, caso seja necessário, a criação de um checklist para realizar o apontamento na atividade.

Google Drive: Essa rotina é uma extensão do google drive para anexo de arquivos.