Enviando XML de Documentos Fiscais para o contador

Enviando XML de Documentos Fiscais para o contador

Objetivo

Este manual apresenta o processo de configuração dos sistemas Presence Domain e Presence Store para o envio de documentos fiscais ao contador, permitindo o envio dos XMLs de forma rápida e padronizada.

O processo envolve:

  • Cadastro do contabilista (opcional, porém recomendado);

  • Vinculação do contabilista à loja;

  • Envio dos documentos fiscais por e-mail.

WarningImportante: O equipamento SAT foi descontinuado. Nas versões atuais do sistema, o envio de documentos fiscais ao contador é realizado apenas para documentos do tipo NF-e e NFC-e.

Requisitos

Antes de iniciar o processo, verifique o seguinte requisito:

  • Parâmetro NFe habilitado na Retaguarda.



Cadastro do Contabilista

O cadastro do contabilista é uma prática recomendada, pois automatiza o preenchimento do e-mail durante o envio dos documentos fiscais, evitando a digitação manual a cada operação.

WarningImportante: O cadastro do contabilista não é obrigatório para o envio dos documentos, porém agiliza o processo.

Acesso à tela

Na Retaguarda, acesse:

Retaguarda > Básico > Cadastros Gerais > Relacionamento > Contabilistas

Procedimento

  1. Clique em Novo.

  2. Preencha os campos obrigatórios com os dados do contabilista.

  3. Clique em Salvar para concluir o cadastro.



Vinculando o Contabilista à Loja

Ao vincular o contabilista à loja, o sistema passa a preencher automaticamente o e-mail do contador no momento do envio dos documentos fiscais.

Acesso à tela

Na Retaguarda, acesse:

Retaguarda > Básico > Cadastros Gerais > Loja > Lojas

Procedimento

  1. Localize a loja desejada.

  2. Clique em Alterar.

  3. Acesse a aba Dados Fiscais.

  4. Clique no botão Contabilistas para abrir a janela de seleção.

  5. Selecione o contabilista cadastrado utilizando Enter ou duplo clique.

  6. Clique em Salvar para finalizar.

Autorizando o Contador no XML (Opcional)

Esta configuração permite incluir automaticamente os dados do contabilista no XML dos documentos fiscais, possibilitando que o contador realize o download dos arquivos diretamente pelos meios oficiais.

WarningImportante: Esta etapa é opcional e não interfere no envio dos documentos fiscais por e-mail, sendo recomendada para agilizar o processo de acesso aos XMLs pelo contador.

Acesso à tela

No Presence Domain, acesse:

Presence Domain > Configurações > Parâmetros de Retaguarda > Faturamento > Gerais

Procedimento

  1. Localize o parâmetro [95] Autorizar Contador no XML.

  2. Marque a opção para habilitar o parâmetro.

  3. Salve as alterações.

Após a configuração, os dados do contabilista vinculado à loja passarão a ser incluídos automaticamente no XML dos documentos fiscais.

Enviando Documentos Fiscais para o Contador

O envio dos documentos fiscais é realizado através das telas de consulta de documentos fiscais.

Acesso às telas

O acesso pode ser realizado pelos seguintes caminhos:

Retaguarda

  • Retaguarda > Básico > Notas Eletrônicas > Documentos Fiscais > Consulta NF-e

  • Retaguarda > Básico > Notas Eletrônicas > Documentos Fiscais > Consulta NFC-e

Loja

  • Loja > Nota Fiscal > NF-e > Consulta NF-e

  • Loja > Nota Fiscal > NFC-e > Consulta NFC-e

Procedimento

  1. Consulte os documentos do período desejado (normalmente um mês completo).

  2. Clique no botão Consulta.

  3. Pressione CTRL + A para selecionar todos os documentos exibidos.

  4. Clique no botão Múltiplos.

  5. Marque a opção Enviar documentos por e-mail para o contador.

  6. Clique em Aplicar.

  7. O sistema informará que apenas os documentos compatíveis serão processados. Clique em Sim.

Caso exista um contabilista vinculado à loja, o campo E-mail será preenchido automaticamente.

  1. Caso o campo esteja em branco, informe o e-mail do contabilista manualmente.

  2. Clique em OK para iniciar o envio.

  3. Aguarde o término do processamento.


Ao final, o sistema exibirá a mensagem informando que o e-mail foi enviado com sucesso para a caixa de saída.

Observações Importantes

  • O envio deve ser realizado separadamente para NF-e e NFC-e quando houver documentos dos dois tipos.

  • Apenas documentos compatíveis com envio por e-mail serão processados pelo sistema.

  1. Repita a mesma operação para a tela Consulta ECF/NFC-e, utilizando o botão NFC-e ().

Configuração Adicional

Configurando o envio automático de e-mail com XML de NF-e e NFC-e

Este procedimento permite configurar o sistema para realizar o envio automático do XML das notas fiscais por e-mail no momento da emissão do documento.

NotesImportante: Esta configuração é opcional e independente do envio manual de documentos fiscais ao contador apresentado neste manual.

Objetivo

Configurar os sistemas Presence Domain e Presence Store para realizar o envio automático do XML de NF-e e NFC-e por e-mail após a emissão do documento fiscal.

Requisitos

Para que o envio automático funcione corretamente, os seguintes requisitos devem ser atendidos:

  • O destinatário deve possuir e-mail informado em seu cadastro;

  • Os parâmetros de e-mail do sistema devem estar corretamente configurados.

Cadastro de E-mail do Destinatário

O envio automático somente será realizado quando o destinatário possuir um e-mail informado em seu cadastro.

Clientes

Acesse:

Retaguarda > Básico > Cadastros Gerais > Relacionamento > Clientes
ou
Loja > Cadastros > Clientes

Verifique se o campo E-mail está preenchido. Caso esteja em branco, informe o e-mail do cliente e salve o cadastro.


Fornecedores

Acesse:

Retaguarda > Básico > Cadastros Gerais > Relacionamento > Fornecedores

Verifique se o campo E-mail está preenchido. Caso esteja em branco, informe o e-mail do fornecedor e salve o cadastro.


Configuração dos Parâmetros de E-mail

Os parâmetros de e-mail definem como o sistema realizará o envio e recebimento das mensagens.

Acesso aos parâmetros

Retaguarda > Parâmetros de Configuração > Parâmetros de Retaguarda > E-mail

Loja > Configurações > Parâmetros > Loja > E-mail


Informações do Usuário

  • Apelido: nome exibido no envio dos e-mails;

  • E-mail da loja: e-mail utilizado para envio das mensagens;

  • E-mail da central: e-mail utilizado para recebimento de movimentos da loja;

  • E-mail Master ou C/C: e-mail para cópia das mensagens (opcional);

  • Responder a: endereço utilizado para respostas;

  • Assinatura: assinatura padrão dos e-mails enviados pelo sistema.

Informações do Servidor

Os dados devem ser preenchidos conforme orientação do provedor de e-mail utilizado.

Servidor de Entrada (POP/IMAP)

  • Tipo de conta (IMAP ou POP3);

  • Servidor de entrada;

  • Nome (e-mail para autenticação);

  • Senha;

  • Porta;

  • Tipo de criptografia (SSL/TLS);

  • Autenticação de senha segura (SPA), quando exigido;

  • Opção para manter cópia no servidor;

  • Exibição de progresso no envio.

Servidor de Saída (SMTP)

  • Requer autenticação (SMTP), quando exigido pelo provedor;

  • Utilizar configurações do servidor de entrada ou autenticação manual;

  • Nome e senha para autenticação;

  • Porta de saída;

  • Tipo de conexão criptografada (SSL/TLS).

Teste de Conexão

Utilize o botão Testar Conexão para validar as configurações realizadas:

  • Todos: testa envio e recebimento;

  • Enviar: testa apenas o envio de e-mails;

  • Receber: testa apenas o recebimento.

Observações

  • O envio automático ocorre no momento da emissão do documento fiscal;

  • Caso o e-mail do destinatário não esteja informado, o envio não será realizado;

  • Em caso de falhas no envio, recomenda-se validar as configurações do servidor de e-mail junto ao provedor.